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KIS旗舰版外购入库单-新增
发布者:qdtill 发布时间:2022-12-9 9:33:11 阅读:72

1.简介:

1.1  功能介绍

外购入库单,又称收货单、验收入库单等,是确认货物入库的书面证明。

外购入库单在KIS供应链系统中具有非常重要的意义:

 

首先,它是体现库存业务的重要单据,供应链系统的最大特色是以独立于企业物流的有形的单据流转代替业务中无形的存货流转轨迹,从而将整个物流业务流程统一为一个有机整体。

外购入库单不仅表现了货物转移、同时也是所有权实际转移的重要标志。

       

其次,外购入库单是货币资金转为储备资金的标志。 外购入库单一方面表现了实物的流入,形成储备资金,另一方面预示着货币资金的流出、或债务的产生,因此,相关的采购发票处理与其关系非常密切。

       

第三,外购入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。  在KIS供应链系统中,外购入库单确认后,需要继续处理采购发票与外购入库单的核销、或外购入库单的暂估、自动生成记账凭证、原材料成本的核算,从而为正确进行成本核算和结账打下基础。  这一连串的连续业务处理说明外购入库单是重要的核算单据。

       

外购入库单实际上是库存类单据,但在KIS供应链系统中,将采购入库单、销售出库单等库存单据归入采购、销售等相应子系统处理。这是因为采购、销售管理等系统作为一个独立的系统,其订单、采购(或销售)、收货(或发货)等阶段是一个紧密联系不可分割的整体。  采购入库单、销售出库单等库存单据与相应的采购、销售管理子系统关系密切,要进行统一处理。另外,在不断更新的版本,会根据用户需求自定义流程设计,使操作简单的用户可以弱化收料和发料通知单,同时密切订单、发票、入(出)库单的联系,进一步简化操作;而一些业务流程严格的用户又可以各自完善采购、销售系统的整体管理。

       

系统将采购、销售的出入库单据,分别归入相应的采购、销售系统处理,以使流程清晰,方便用户处理,用户可以在相应的模块直接操作。库存子系统主要集中处理其它的各种出入库形式,如调拨、盘盈、盘亏等,但仍然保存采购入库、销售出库等单据的处理,以达到业务、库存对极其重要的出入库单据进行双重处理、共同控制的目的。

       

一般来说,外购入库单可以通过手工录入、订单确认和采购发票关联等多途径生成。

 

1.2  系统路径

 〖供应链〗→〖仓存管理〗→〖验收入库〗→〖外购入库单-新增〗

 

2.单据信息及录入方法

2.1  单据头信息

外购入库单的单据头包括的默认信息介绍如表6-1:

  

          

是否必填

编号

本张单据的号码,由系统根据〖系统设置〗→〖系统设置〗→〖采购管理〗→〖编码规则〗中设置的采购订单的编码自动生成。如果用户将〖系统设置〗→〖系统设置〗→〖采购管理〗→〖编码规则〗中的<允许手工录入>选项选中,则用户可手工修改系统顺序编号,否则用户不能修改该编号。

日期

即单据日期,新增单据时系统自动显示当前系统日期,用户可对日期进行修改。

供应商

指提供原料供货单位名称,如果该张单据是通过关联采购订单、收料通知单或发票生成的,则供应商代码取自所选的源单据供应商信息,用户不能修改(修改后全部关联内容会清掉)。

源单类型

下拉框形式,提供“无”、“采购订单”、“收料通知单”、  “外购入库单”、“退料通知单”、“外购入库”八种可选项,具体显示的项目根据业务流程设计设置的情况而定。第一次新增时默认为“空”,一旦用户使用过,则将上次所选的单据类型保存下来,下次再次新增时,能直接显示为上次使用过的类型,在“选单号”字段手工录入或F7选单时,同样默认为该种单据类型的选单。

选单号

供用户手工单据号和定位单据选单号的地方。当源单类型为"空"时进行选单操作,系统提示“请先选择选单类别”;当源单类型为非空时,用户可以直接在该字段手工录入前面所选类型的单号,也可以F7或点"查看",调出源单类型所选的单据选单序时簿。用户在〖选项〗菜单中指定选单方式:返回整单或返回条目,如果选择整单则会将源单的表头和表体项目携带过来,如果选择条目,则只携带源单的表体项目。

采购方式

即采用哪种采购业务的处理方式,入库单上提供现购、赊购、受托入库三种方式,用户根据需要选择。

付款日期

供用户录入此业务的付款日期。新增及关联生成时(源单无付款日期)付款日期根据单据上供应商的付款条件进行计算得到。如果源单有付款日期,则携带源单付款日期。单据上供应商无付款条件时,则付款日期默认为单据日期。

收料仓库

当选中〖选项〗→〖仓库在表头录入〗时,表头仓库字段可见,并允许用户录入,在表头录入仓库后,系统默认表体物料的对应仓库显示的均为表头仓库,表体中仓库可修改新增;在表头仓库为空时,也支持仓库在表体录入。不选择上述选项,表头仓库字段不可见。表头仓库并不保存,主要方便批量录入表体仓库。

往来科目/收款科目

可以由用户直接录入现金、银行存款等具体的明细科目或科目,以方便对应采购发票的账务处理。审核后的发票,该字段在核算系统中可以修改。

摘要

该笔业务的辅助性说明

保管

是指仓库保管人员。

验收

是指该笔入库业务的验收人员。

负责人

是指该笔入库业务的负责人。

部门

是指该笔业务所处理的部门,可以取供应商资料中的部门信息。

业务员

是指该笔业务所处理的业务员,可以取供应商资料中的业务员信息。

制单

即当前单据的录入操作员,该字段用户不能设置,在单据保存后,由系统根据当前操作员自动生成,并不再随修改而改变。

系统自动生成

审核

即业务审核的操作员,用户不能设置,在业务审批人审核后,由系统根据当前操作员自动生成。

系统自动生成

审核日期

即业务审核的日期,用户不能设置,在业务审批人审核后,由系统根据当前系统日期自动生成。

系统自动生成

记账

即该将该单据生成记账凭证的人员,由于外购入库单属于核算单据,因此需要生成凭证。 该字段用户不能设置,在核算系统生成凭证时系统根据当前操作员自动生成。

系统自动生成

表6-1

如果需要记录执行单据修改的操作员,只要使用〖KIS系统〗→〖KIS系统工具〗→〖单据自定义工具〗,在单据头增加一自定义项为“修改人”,其<来源方式>定义为“当前操作员”,修改单据时,即可将执行修改的操作员自动取到该字段上,并且在每次成功修改后都会将其自动更新为当前操作员。

2.2  单据体信息

外购入库单的单据体包括的默认信息介绍如表6-2:

  

          

是否必填

行号

是系统标识录入条目(或称分录)的顺序的,由系统自动生成。 在供应链系统中,提供使用单据号码和行号的双重标记来为物料定位。

系统自动生成

物料代码

指外购入库单上货物的物料代码如果该张单据是通过关联生成的,则物料代码是自动关联源单据相关分录而生成的,用户也可以进行修改。在这里,系统允许用户在同一业务单据的不同分录录入同一物料。 这是符合实际业务需要的。

物料名称、规格型号

是所选物料的名称、规格型号信息,是从物料基础资料中自动取得,用户不能修改。

系统自动生成

辅助属性

指物料或商品的附加属性。首先需要在当物料或商品的属性中指定对应的辅助属性类别,并在〖系统设置〗→〖基本资料〗→〖销售管理〗指定物料和辅助属性值的对应关系。取得的方法是:(1)如果该张单据是手工录入的,用户可以按F7或者选择〖查看〗→〖查看编码〗菜单,系统将弹出相应资料窗口供选择;(2)如果单据是关联生成的,则自动关联源单据相关分录生成,用户可修改。

批号

是进行业务批次管理的物料的必录项,如果不进行业务批次管理,该字段不能录入。 其录入方法是:如果在【批号管理】针对当前物料设置了编码规则,可以使用快捷键F3、或者选择〖选项〗→〖获取批次信息〗,系统将自动按该物料的批号编码规则编制的批号带入该字段中,用户还可以对该批号进行修改;如果在【批号管理】没有针对当前物料设置批号编码规则,则可以在该字段(1)直接手工录入批号;(2)使用快捷键F7;(3)选择〖查看〗→〖基础资料查看〗或〖查看〗→〖查看编码〗,调出所有当前物料的批号进行选择。 为了方便用户对物料批次的录入,用户可以选择〖选项〗→〖屏蔽数量为零的批次〗,即当使用快捷键F7等查询批号时,当前物料中即时库存为零的批次将不会显示。如果红字外购入库单通过关联蓝字外购入库单生成的,则批号取自所选的源单据的批号信息,用户可以修改。F7调出的批号查询界面支持表头字段双击排序。

单位

所选物料的常用计量单位,如果该张单据是通过关联生成的,则单位是自动关联源单据生成的,用户可以根据实际计量情况进行修改。

应收数量

即当前所关联单据传递过来的、按所选单位计量的数量,用户不能设置。 取得方法是:

如果该张单据是通过关联采购订单生成的,则数量是自动关联订单上相关物料数量扣除了其它的收料通知单、外购入库单等单据的关联数量之后的数量,用户不能修改。

如果该张单据是通过关联收料通知单生成的,则数量是自动关联通知单上相关物料合格数量扣除之前其它单据关联数量之后的数量,用户不能修改。

如果红字外购入库单通过关联蓝字外购入库单、退料通知单生成的,则数量是自动关联源单据上相关物料数量扣除之前红字入库单关联数量之后的剩余数量,用户不能修改。

如果该张单据是手工、或关联发票生成的,则该字段为空白。

系统自动生成

实收数量

即指实际收到的数量,如果该张单据是手工生成的,则该字段为空白,由用户根据实际入库数量录入。如果该张单据是通过关联采购订单、收料通知单、退料通知单或蓝字外购入库单生成的,则数量与“应收数量”一致,用户根据实际入库数量调整。如果该张单据是通过关联发票生成的,则数量是自动关联源单据相关物料数量,用户根据实际入库数量调整。

计划单价

是指采用“计划成本法”计价的物料按当前计量单位计算的计划单价,由系统自动带出,用户不能修改。由于外购入库单在发票未到的情形下需要暂估入账,因此系统选项“金额在仓存可见”对采购系统的外购入库单不产生影响。

计划价金额

是指采用“计划成本法”计价的物料,根据当前计划单价和数量计算出的金额,用户不能修改。

单价

指当前物料的收料不含税价格,取得和控制有以下几方面:1、如果该张单据是手工录入的,则取采购价格管理资料中的报价或者物料中的采购单价。 2、如果是直接关联则取源单的价格,如果是三方关联则取采购订单的价格。具体的取数规则请参见第三章“单据上采购价格和折扣的获取”部分。

当外购入库核算完成后,系统会根据采购发票、费用发票核算出相应的单位入库成本,此入库成本会反写到入库单的单价。

金额

指当前物料的入库金额,系统根据以下公式计算得出:金额=单价×数量

生产/采购日期

是指选择进行保质期管理的物料必录入的数据,为日期型。 系统自动取当前系统日期,用户可以修改,即(1)直接手工输入;(2)使用快捷键F7;(3)选择〖查看〗→〖基础资料查看〗或〖查看〗→〖查看编码〗,系统将弹出“基础资料”查询窗口,显示当前物料、当前批次的所有保质期信息,用户查询后选择获得。 不进行保质期管理的物料该字段不能录入。

保质期(天)

即具体确定的保质期限,系统将物料属性中的保质期自动带入,用户也可以修改。 不进行保质期管理的物料该字段不能录入。

有效期至

系统默认按照“有效期至=生产/采购日期+保质期”公式进行计算;可以手工录入,手工录入时更改有效期至需要重算生产/采购日期,更改保质期和生产/采购日期重算有效期至;

收料仓库

即物料所“入”(或“出”)的仓库,可以录入仓库类型为实仓的仓库,实仓是指普通仓、受托代销仓、其它仓。当由收料通知单、退料通知单关联生成外购入库单更新库存时,录入代管仓的行需要同时更新实仓和代管仓,即增加外购入库单上录入的实仓仓库库存,减少收料通知单上录入的代管仓仓库的库存。

仓位

当单据头的<仓库>进行仓位管理时,该字段为必录项,否则不允许录入。 录入方法是:如果单据手工录入或关联单据生成,首先录入仓库再录入物料、且该仓库为当前物料的默认仓库时,系统自动带出该物料的默认仓位;如果单据手工录入或关联单据生成,首先未录入仓库、或者录入的仓库不是当前物料的默认仓库时,用户通过(1)直接手工录入仓位;(2)使用快捷键F7;(3)选择〖查看〗→〖基础资料查看〗或〖查看〗→〖查看编码〗,调出所有当前仓库的仓位进行选择。

备注

即该笔业务的参考信息。用户可以手工输入备注,也可以使用〖系统设置〗→〖基础资料〗→〖采购管理〗→〖备注资料〗中录入的备注信息,即(1)直接手工输入备注代码;(2)使用快捷键F7;(3)选择〖查看〗→〖基础资料查看〗或〖查看〗→〖查看编码〗,系统将弹出“基础资料”查询窗口,用户查询后选择所需要的备注信息。

源单单号

通过选单关联录入时的源单单号。用户在表头选单后,系统将用户所选单据的单号携带到表体相应的分录上。

系统自动生成

合同单号

外购入库单选上游单据(收料通知单、原外购入库单、退料通知单、采购订单、采购发票),而上游单据的“合同号”字段不为空,则除了携带上游单据单号到源单单号外,还需携带上游单据上的“合同号”到相关联分录上的“合同号”字段上。

系统自动生成

订单单号

用户在表头选单后,如果该单为订单,则除了记录源单单号外,还需订单单号单独携带到表体相应分录上的该字段。

如果为上游单据为非订单(收料通知单、原外购入库单、退料通知单、采购发票),并且上游单据的订单单号非空,则需要将订单单号的值携带到相关分录上的“订单单号”字段上。

系统自动生成

开票数量

即为出库单关联生成发票的数量,采用常用计量单位和基本计量单位表示。

系统自动生成

已钩稽数量

指该物料与采购发票已经钩稽的数量。

系统自动生成

已钩稽金额

指该物料与采购发票已经钩稽的金额。

系统自动生成

本期钩稽数量

指该物料与采购发票本期已经钩稽的数量。

系统自动生成

本期钩稽金额

指该物料与采购发票本期已经钩稽的金额。

系统自动生成







表6-2


2.3  录入方法及其他相关内容

在业务处理模块,外购入库单的业务操作主要是新增单据。

在操作界面上调起一张空白的外购入库单,可以使用(1)选择〖业务处理〗→〖外购入库单〗;(2)在外购入库单上单击【新增】;(3)在外购入库单上选择〖文件〗→〖新建〗;(4)在外购入库单上直接使用快捷键Ctrl+N等多种方法。 在这张空白入库单上就可以执行新增了。

如果要空白的红字外购入库单,需要单击【红字】、或选择〖编辑〗→〖红字单据〗。

  • 手工新增

手工录入就是整张单据由手工生成,不需要借助其它单据或其它系统信息,比较适用于没有正式订单的零星入库。  手工录入信息和录入方法可以参见前面介绍。 录入完毕,使用(1)单击工具条上的【保存】;(2)选择〖文件〗→〖保存〗;(3)直接使用快捷键Ctrl+S,就可以实现保存录入信息的功能。 如果用户录入不完整、或者录入非法信息,系统会随时给予提示,用户按照提示进行处理即可。

如果用户在〖核算参数〗→〖库存更新控制〗中选择<单据保存后立即更新>,则在该库存单据保存成立后,使用快捷键F12,就可以看到相应物料的数量已经计算到即时库存的当前仓库中,并在修改、复制、删除、作废、反作废该单据时进行库存调整。

在库存更新时,系统也会按实收数量计算相关库存参数,并根据用户在〖系统维护〗→〖系统设置〗→〖仓存系统选项〗中选择的<更新库存数量出现负库存时给予预警>、<库存总数量高于或等于最高库存量时给予预警>、<库存总数量低于或等于最低库存量时给予预警>和<库存总数量低于或等于安全库存量时给予预警>等选项,分别在该数量更新库存造成相关影响出现时予以预警。 请参照手册关于系统选项的相关描述。

如果该外购入库单是通过关联仓库类型为代管仓、赠品仓的收料通知单生成的,则在更新库存时,一方面按外购入库单上物料<实收数量>更新实仓的即时库存;另一方面按相同数量扣减虚仓的即时库存。

在保存的当前单据上,用户才能执行修改功能,修改后,即时保存即可。

  • 关联生成

在业务处理的所有单据,只能实现单据的上拉式关联,即在相关关联的目标单据及目标单据序时簿上,显示选中的关联关系所对应的源单据号码,供用户选择相关的源单据来生成该目标单据。

蓝字外购入库单可以通过关联采购订单、收料通知单和采购发票生成,红字外购入库单可以通过关联蓝字外购入库单、退料通知单、红字采购发票生成,即将相关单据作为源单据,根据用户选择的源单据自动生成外购入库单。  其中采购订单、收料通知单、退料通知单、蓝字外购入库单、采购发票等必须是已审核、尚未关联完毕的单据;其它操作与手工新增一致。

这几种关联操作还可以分别在〖单据序时簿〗→〖采购订单〗、〖收料通知单〗、〖退料通知单〗、〖外购入库单〗、〖采购发票〗中完成,选择一张源单据或一张单据中的若干条目,使用〖下推〗→〖生成外购入库单〗,在弹出的生成界面操作,生成外购入库单。  这种操作即下推式操作,具体请参见单据序时簿的相关介绍。

  • 单据复制

单据具体复制的操作请参见公用功能中的“单据公用功能”部分。

 

注意:

1、在单据和序时簿上复制外购入库单时,应收数量复制为0;

 

  • 连属单据的处理

在“外购入库单”的界面,可以对其连属单据——赠品类型虚仓入库单进行录入、修改和查询等业务处理。  该功能是赠品管理整体功能的一部分。

 

在KIS系统中,提供赠品类型虚仓入库单、赠品类型虚仓出库单和赠品仓的设置,提供赠品管理的全面解决方案。  

在这里我们只介绍采购过程中赠品入库的处理,全部功能请参考“赠品管理”部分的详细介绍。

 

连属单据: 是KIS供应链系统中引入的一种单据关系定义。  当两种单据之间不属于关联关系、同样也不属于钩稽关系,甚至单据头、单据体都部分或完全不同,但两者之间存在着从属或相关关系,就称之为连属单据。  

这种单据关系就相当于一个将两种单据夹在一起的活页夹。

 

在实际业务中,连属关系的单据很多,如外购入库单与赠品虚仓入库入库单、采购发票和运费费用发票等都属于连属单据。  

 

它们的对应单位不同(如分别为供应商和运输部门)、内容不同(如分别为物料和运费),但它们之间有非常密切的联系。

 

在采购系统中,外购入库单和赠品类型虚仓入库单形成连属单据,是解决在收货时发生的赠品入库情形:  即除议定的货物外,附带无偿收到供应商一定数量的同种或其它货物,这些货物不需要进行成本核算。具体处理方式如下。

 

  • 赠品类型虚仓入库单处理

在已保存的外购入库单界面上,选择〖查看〗→〖赠品单据〗,系统将调出一张空白的赠品类型虚仓入库单录入界面。  

 

其中,如果当前外购入库单为蓝字单据,则赠品类型虚仓入库单也为蓝字单据;如果当前外购入库单为红字单据,则赠品类型虚仓入库单也为红字单据。

 

赠品类型虚仓入库单属于虚仓管理单据,没有单价、金额等信息,且只能选择类型为“赠品仓”的虚库。其中物料、日期、赠品仓、单位、数量等是必录项;供应商和部门两者必录其一。  其它信息和录入方法见《仓存管理系统手册》的虚仓管理部分。

 

在调出的赠品类型虚仓入库单上,已录入自动填入连属单据号码,即为当前外购入库单的单据号;另外还自动带入供应商信息。用户根据实际情况录入其它业务信息,然后保存。系统根据〖核算参数〗→〖库存更新控制〗中用户的选择分别在保存、或审核时相应增加或减少赠品仓的即时库存。

 

在赠品类型虚仓入库单当前界面上,还可以查询、修改、审核与反审核、作废与反作废当前虚仓库存单据。

 

  • 连属单据对应查询

1、在外购入库单上可以查询已存在的赠品类型虚仓入库单,方法仍是选择〖查看〗→〖赠品单据〗,调出该单据后,还可以执行修改、审核与反审核、作废与反作废等功能。

 

2、在赠品类型虚仓入库单上返回外购入库单,方法是选择〖查看〗→〖外购入库单〗,调出该单据后,还可以执行修改、审核与反审核、作废与反作废等功能。

该功能使用户不使用单据序时簿功能,就可以相互查询连属单据。

 

2.4  关联时的单价处理规则

关联时单价的携带规则请参见采购价格管理中的“单据关联时采购价格的获取”部分。


2.5  关联时数量的执行

外购入库单关联采购订单生成,外购入库单更新库存后,会将入库数量反写回采购订单的入库数量;

 

外购入库单关联收料通知单生成,如果收料通知单关联订单,则在保存时反写收料通知单的关联数量,更新库存时反写订单的入库数量;如果收料通知单不关联订单,则在保存时反写收料通知单的关联数量。

 

外购入库单关联采购发票生成:如果收料通知单关联订单,则在保存时反写采购发票的关联数量,更新库存时反写订单的入库数量;如果采购发票不关联订单,则在保存时反写收料通知单的关联数量。

 

红字外购入库单关联收料通知单生成:如果退料通知单上查存在关联订单,则在保存时反写退料通知单的选单数量,更新库存时反写订单的入库数量;如果收料通知单不关联订单,则在保存时反写退料通知单的关联数量。

 

红字外购入库单关联原蓝字入库单生成:如果原外购入库单上查存在关联订单,则在保存时反写外购入库单的选单数量,更新库存时反写订单的入库数量;如果原外购入库单不关联订单,则在保存时反写原外购入库单的关联数量。

 

 

 


 
 

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